添え状

転職書類｜転職活動で必要な3つの書類

転職活動では、実際に希望の求人に応募する前に、提出書類の準備をしておくことが大前提です。 履歴書や職務経歴書といった書類を事前に提出する必要がありますし、面接では、提出した書類に記入している項目を中心に質問されるケースがほとんど。 面接の際に自信を持ってしっかり質問に答えられるようにするためにも、転職で必要となる書類を事前にしっかりと作り上げておくことが大切です。 ここでは、転職活動で必要になる書類は何か、そしてそれぞれの書類のポイントやサンプルについてご紹介します。 転職活動における必要書類 採用担当者は、会社の財産となる「人財」を大勢の応募者の中から探しています。 したがって、応募する側としても、他の応募者とは違うきらりと光る点をアピールしなければなりません。 書類を作成するときにも採用担当者の側に立ち、「どのように書けば、『よい人財』と思ってもらえるか」「他の応募者ではなく、自分を選んでもらえるか」といった点を意識して、書類を作成しましょう。 ここでは、転職の際に必要となる主な3つの書類についてご紹介します。 履歴書 履歴書は、本人の氏名・生年月日・住所・学歴など、本人確認をするうえで重要になる書類です。 履歴書は、正規雇用・非正規雇用に関係なく、採用選考の判断材料として広く使用されます。履歴書の仕様はJIS規格で定められており、メーカーが販売しているものや、ネットでダウンロードできるものもあります。 またwebから応募する際は、webで履歴書を作成し、提出することもできます。 職務経歴書 職務経歴書は、これまでの職歴を整理して記述する書類です。 職務経歴書に決まったフォーマットはなく、これまでどんな経験を積んでどんな実績を上げてきたか、どのようなスキル・知識・ノウハウを持っているかを、企業側へアピールする材料として準備します。 決まったフォーマットはありませんが、自分をより効果的にアピールするために記入すべき項目があり、コツをつかんでオリジナリティのある職務経歴書を作成することがポイントです。 添え状 念のため準備しておくといいのが添え状です。企業によってはネット上で書類を提出できる場合もありますが、なかには書類を郵送希望する企業もあります。 履歴書や職務経歴書を郵送する場合は、提出書類の表紙として挨拶代わりに添え状を添付しましょう。 添え状があることで、ビジネスマナーが身についているというアピールにもつながります。 履歴書の書き方 履歴書の記入項目はおおむね決まっており、主に以下の通りです。 ・氏名・生年月日・住所などの基本情報 ・学歴 ・職歴 ・免許や資格など ・趣味や特技など ・志望動機や自己PR ・本人希望記入欄 どの項目においても気をつけたいのが「正式名称」「正しい漢字」「丁寧な字で書く」という3つのポイントです。普段から書き慣れているので、粗雑になりがちですが、採用担当者は、このような項目にも人柄が出ると見抜いています。丁寧に記入しましょう。 また、履歴書によっては趣味・特技欄が志望動機欄や自己PR欄になっていることもあります。転職の場合、趣味・特技よりも志望動機や自己PRに注力して記入する傾向にありますが、職務経歴書と矛盾しないように、また同じ文章にならないよう工夫するとよいでしょう。 履歴書を作成する際の注意点 履歴書では職歴を記入する欄がありますが、スペースには限りがありますので、簡潔に記載しましょう。 ・日付 郵送であればポスト投函日、持参する場合は来社日を記入します。 元号については、履歴書内で「和暦もしくは西暦」で統一しましょう。 ・氏名 他の項目よりも大きめの字ではっきりとわかりやすく記入すること。入社後の各種手続きでも重要になるため、戸籍上の漢字を使って記入しましょう。 ・現住所 正式な表記で記入のうえ、マンション・アパート名まで記入します。 ・生年月日 書式に合わせてわかりやすく丁寧に記入、満年齢も忘れずに記入します。 ・性別 ○をつける形式が多いですが、記入する場合は記入漏れが多い箇所なので注意しましょう。 ・電話番号 連絡がつきやすい携帯番号を記入するのはもちろんのこと、自宅の連絡先も記入する必要があれば記入します。 ・メールアドレス 状況によってはパソコンでチェックするほうがよい内容もあるので、記入するのは携帯アドレスよりもパソコンメールのほうがおすすめです。 ・学歴 学校名は略さずに記入します。 公立校なら、都道府県・市区町村名から書きましょう。 小・中・高等学校は卒業年だけ記入します。大学は学部・学科・専門科目を明記しましょう。 【記入例】 --------------- 平成○○年3月 A市立aa中学校 卒業 平成××年4月 B県立bb高等学校 入学 平成○○年3月 B県立bb高等学校 卒業 平成××年4月 C大学cc学部dd学科 入学 平成○×年3月 C大学cc学部dd学科 卒業 --------------- ・職歴 職歴は、配属部署だけでなく担当業務も明記しましょう。 その部署でどんな業務を担当していたのかを具体的に記入します。 勤務先の会社の業務内容や規模も記載します。資本金や従業員数などの情報も書き得添えるとよいでしょう。 退職理由は、リストラや解雇の場合は「会社都合により退職」、自己都合による退職の場合は「一身上の都合により退職」と記入します。 【記入例】 --------------- 平成○○年4月 株式会社△△入社 OA機器専門商社 資本金5億円 従業員数 ○○×名 ××営業所 営業部へ配属 営業担当としてルート営業及びアフターフォローを担当 平成××年10月 一身上の都合により退職 以上 --------------- ・資格・免許 記入欄には限りがあるため、応募する業務に有益となるような資格・免許を優先して記入します。自動車免許があれば必ず記入しましょう。 【記入例】 --------------- 平成○×年5月 普通自動車第一種免許取得 平成××年10月 日商簿記検定2級 --------------- ・得意な学科 好きな学科を記入する場合は、具体的にイメージしやすいように記入します。 セミナーに参加していたりスクールに通っている場合は、その点もアピールしましょう。 ・スポーツ スポーツはできるだけ現在行っているスポーツを書くのがよいです。 体力があることをアピールできます。 ・趣味 ただ趣味の名詞を並べるのではなく、どのように楽しんでいるか、興味の対象や量についても書きましょう。 ・志望動機 自分が貢献できることを簡潔に伝えます。 希望給与額や希望勤務先に特に希望がなければ、「特になし」「貴社の規定に準ずる」としておくのが無難でしょう。 注意したいのは、前職に対するネガティブな発言は控えること。全体的にポジティブな内容でまとめ、企業への共感する気持ちや魅力について記入するといいですね。履歴書によっては自己PR欄がある場合もありますが、志望動機とかぶらない内容で記入しましょう。 【記入例】 --------------- 前職では商社の営業担当として、得意先からのニーズに答えるために、いただいたご意見・ご質問から、隠れたご要望・お悩みをくみ取ることを心掛けて営業活動をしていました。やりがいを感じるとともに、新しいフィールドへチャレンジしたいと思う気持ちも抱えていました。 先日企業ホームページを拝見し、貴社の企業理念のひとつに「悩むならチャレンジしよう」という言葉を見つけました。このフレーズは、まさに今の私の転職への考え方に対して背中を押してくれるものとなっています。 これまで培ったスキルや実績を活かし、風通しのよい貴社で是非精進していきたいと考えております。 --------------- ・通勤時間 待ち時間や乗り換えの時間を含まない、最短の時間を記入します。 職務経歴書の書き方 職務経歴書とは、これまでどのような経験を積み、どのような実績を上げてきたか、スキルや実績などを採用担当者に理解してもらうための強力なツールです。 レイアウトなどを十分検討して、時間をかけて取り組みましょう。 職務経歴書はレイアウトや構成の自由度の高い 職務経歴書は、レイアウトや構成の自由度が高い書類です。 そもそも職歴は、応募者によって十人十色。自分を最も効果的にアピールするために、見やすい書式なのはもちろん、アピールしやすいポイントにスポットを当てて書くことが重要です。 前述した履歴書では、職歴についてあくまで在籍期間や社名など簡易的な内容しか記入していませんが、職務経歴書では、具体的な仕事内容や実績まで、採用担当者がわかるように細かく記入する必要があります。 というのも、例えば「営業職」ひとつとっても、企業の規模や業種・所属人数やポジションによって、実際に経験してきた内容はまったく異なるのです。これまでの実績をアピールするためにも、経験した仕事はくまなく記入し、営業実績など数字で表せるものは必ず記載するようにしましょう。 自己PRはアピールポイントのひとつ 職務経歴書は自分をアピールするための書類ですが、自己PR欄もその項目のひとつ。注意したいのは、志望動機と内容がかぶらないことです。自己PRでは、今回の応募職種に対して自分の能力・スキルを使い、どのように貢献できるかをアピールすることに注力しましょう。 例えば技術的なスキル・人脈・コミュニケーション能力・マネジメント能力・リーダーとしての実績などは必ず記載し、アピールポイントにつなげます。 現在の仕事は、応募業種・職種とは異なるかもしれません。しかし、能力・スキルという切り口で伝えれば「こういう場面で活躍してくれるのでは」というリアルなイメージにつながるでしょう。 志望動機は説得力のある内容にまとめる 志望動機を書く際に注意すべきことは、「なぜ転職したいのか」「なぜこの企業なのか」「なぜこの職種なのか」を説得力ある内容にまとめることです。転職は、多少のリスクを抱えるものでもあります。「すぐに辞めてしまうのでは？」「安易に転職を繰り返す人物なのでは？」と思われないためにも、ポジティブな内容で本気で「この会社に入りたい！」という熱意を伝えましょう。 志望動機は、特に企業の良さ・魅力についてよく理解しておくことが重要です。面接担当者も知り得なかった魅力を伝えることで、入社したいという熱意が伝わり、内定にもぐっと近づきます。 時系列型職務経歴書は転職回数が少ない人向き 職務経歴書はさまざまな書き方がありますが、「時系列型」は、最もオーソドックスな形式といえるでしょう。 時系列型では、年月日が見出しになりますので、配属や異動が分かりやすいよう、左に突出させて記入します。 転職回数が少ない人は、時系列型がわかりやすいといえます。 職能型職務経歴書は豊富な経験を持つ人向き 「職能型」は別名「キャリア式」とも呼ばれる職務経歴書の書き方です。 実績年月や時系列に関係なく、業務内容ごとに記入します。複数の職種で経験がある場合には、さまざまな能力やスキルがあることをアピールできるので、おすすめの書き方です。一方で、ひとつの職種しか経験がないなど、これまでの実務経験が少ない場合には、この「職能型」の書き方はあまり適していません。 豊富な職歴やそれぞれの業務において、実績を積んできたエピソードをアピールするとともに、今回の応募職種でどんな経験が活かせるかを具体的に伝えましょう。 複合型職務経歴書は資料作成が必要な業務に応募する人向き 「複合型」とは、前述した「時系列型」・「職能型」をさらにアレンジし、独自のスタイルでアピールする方法です。 自分流のスタイルで、ビジュアル的な要素を組み込んだりして、応用することができます。 営業職など、顧客へプレゼンするような仕事に応募する場合に、営業力や書類作成能力などをアピールする効果が期待できます。 添え状の書き方 添え状とは、「こういう目的で、こういう書類を提出します」という挨拶にあたる手紙を添えて、書類の趣旨を伝えるためのものです。 添え状はビジネス文書ですし、添え状のない書類はぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。採用者側としても、応募書類のなかで一番先に目を通すものなので、履歴書や職務経歴書と同様、注意して作成しましょう。 以上、転職活動において必要となる書類についてご紹介しました。 「ココカラ転職」では、経験豊富なキャリアアドバイザーが、転職で必要な書類の書き方、注意点、効果的なアピール方法についてアドバイスをさせていただきます。 ぜひお気軽にお問合せください。

転職の流れ、必要書類

転職活動を始める前に、まず事前に転職活動の大まかな流れ、必要な書類について知っておくことが重要です。 まずは、転職活動の大まかな流れを知り、自分なりのスケジュールを立てて、必要な事前準備をしておくことで、スムーズに転職活動を進めることができます。 この記事では、転職活動の全体的な流れを知り、スムーズに転職活動を行えるノウハウについてご紹介していきます。 転職活動の流れ 転職活動は、主に以下のような流れで進めます。 ここでは、主な流れに沿って注意したいポイントをご紹介します。 1：転職活動の準備（自己分析など） 2：求人を探す 3：応募書類の作成 4：面接対策 5：内定・退職手続き 1：転職活動の準備 転職活動を始める前に、まず仕事・転職に対する考え方を、自分のなかでまとめておくことが大切です。 「なぜ転職したいのか」「転職してどうしたいのか」「どういう職種・業種で働きたいのか」、自分の気持ちとスキルの確認を行います。 安易な気持ちで転職活動をしたり、現状への不満だけで転職しようとしても、採用担当者に「この人は、うちにきてもいずれ辞めてしまうのではないか」と判断されてしまいかねません。 したがって転職を考えた際は、自己分析を行い、まずは仕事・転職に対する考え方を自分のなかでまとめ、「転職によって何を実現させたいのか」について、自分の中で明確な答えを用意しておくことが必要です。 仕事に対する自分の適性を見極め、何をしたいのかを具体的に決めないと、どういう企業に応募したらいいのかが、自分でも分からないからです。 自分自身と向き合い、将来のキャリアビジョンをしっかりとまとめておくことで、志望業種・職種を絞ることにつながります。 この時点で併せて、自分が希望する職種・業界の研究や分析も、十分行いましょう。 2：求人を探す 求人情報を探す前に、まず自分なりのこだわりを箇条書きにするのがおすすめです。 そして、「この条件なら納得できる」という基本的なラインを決めておき、その条件をクリアする会社を探しましょう。 この時、自分の条件に合った希望の職種・業種であるのはもちろんですが、勤務地や就業条件など、詳細までしっかり確認します。 注意したいのが、入社後に感じる「思っていたのと違った！」というミスマッチです。 応募する前には、応募する企業のホームページにある企業の理念まで読み込み、実際に足を運んで情報収集し、社員の話や口コミ・評判などをリサーチしましょう。 社長のブログなどがあれば、それもしっかりチェックします。 応募する前に、応募企業についてしっかり理解したうえで応募することで、後々のトラブルを防ぐことができます。 3：応募書類の作成 転職活動では、履歴書、職務経歴書、添え状などが必要です。 新卒の場合と違い、転職の場合は、書き方が内定に大きく関わってくるのが「職務経歴書」です。 これまでの実績を余すことなくアピールできる材料とするためにも、工夫して書類を作成する必要があります。 特に、志望動機や自己PRなどは、十分に時間を使って考え、オリジナルの文章を作成しましょう。長文だからいいというわけではありません。簡潔でまとまりがあり、相手にスムーズに伝わる文章・内容に仕上げることが、転職成功への近道となります。 4：面接対策する 面接では、作成した応募書類と矛盾がないよう、さらに内容もボリュームアップして回答できるように準備しておく必要があります。 面接では、必ず聞かれる「定番の質問」というものがありますので、自分なりの答えを用意しておきましょう。 なお、面接の会話自体だけでなく、身だしなみも非常に重要なポイント。 第一印象が良ければ、その後の選考もスムーズに進む可能性が高まります。 5：内定・退職手続き 内定が決まったら、入社時期についての相談と実際の就労条件や待遇面など、正式な内容を確認します。 入社時期については、現職の退職時期との兼ね合いもあるため、「入社までにどれくらい待ってもらえるか」というリミット時期を確認しておくことも重要です。 退職手続きについては、社外の得意先などへの報告や、社内の引継ぎ業務も責任を持って最後まで行うために、残務処理のスケジュールなどもしっかり確認しましょう。 業務で使用していた備品や制服など、貸与物も忘れずに返却します。 社会保険の関係で、さまざまな書類の提出や署名なども必要になるので、人事部門からきちんと説明を受けて、滞りなく対応しましょう。 なお、転職活動を在職中に開始するか、退職してから開始するかについては、それぞれにメリット・デメリットがあります。 在職中の場合は、定期収入があるなかで転職活動を進めることができるので、収入面の心配なく活動を進めることができるというメリットがありますが、反面、仕事が忙しくてなかなか転職活動が進められないというデメリットもあります。 事前準備はもちろん、書類・面接対策なども中途半端になってしまい、転職活動が長引く恐れもあります。 退職してからの転職活動は、転職活動に集中できるというメリットがありますが、収入の問題が大きな壁になるでしょう。例えば自己都合退職の場合は、失業保険が支給されるのは、単純計算しても早くておよそ4カ月後になります。退職後にすぐ転職活動をしたとしても、無収入の時期が長引く可能性もあります。お金のことを考えて、焦って転職活動を進めなくてはならない…ということも考えられます。 それぞれのメリット・デメリットをしっかり理解したうえで、自分なりのスケジュールを立てることが大切です。 転職の必要書類 転職活動で必要になってくる書類は、主に①履歴書、②職務経歴書、③添え状の3つです。特に履歴書・職務経歴書は、その内容が採用選考に直結します。 採用担当者は、たくさんの応募書類のなかから、きらりと光る人を見つけようとします。ライバルたちに差をつけるためには、応募書類の作成に細心の注意を払い、工夫することが必要です。 履歴書 履歴書は、就職・転職含め、仕事に就くうえで、ほとんどのケースで必ず必要になる書類です。 名前・住所・学歴など、正式名称・正式な漢字を使用し、ミスのないように記入します。 職歴については、職務経歴書で詳細に記載しますので、履歴書では簡略的で問題ありません。資格などを複数持っている場合は、応募企業で役立つ資格をピックアップして記載します。 履歴書の様式によっては、自己PRや志望動機を記載する欄がありますが、記載欄は決して広くありません。ある程度内容をまとめ、簡潔に記載しましょう。 職務経歴書 転職活動をするのであれば、職務経歴書の作成は必須です。 企業の正式名称や業績・事業内容などをはじめ、実績や達成した数値など、見栄えのよいように工夫して、実務経験についても具体的に記載します。 職種によって異なりますが、営業職など数字であらわせる実績があれば、必ず記載しておきましょう。社内表彰やプロジェクト案件などについては、比較できるようなデータを記載することで、面接担当者が実績をイメージしやすい書類になります。 事務系などの、数字で実績をあらわせない職種の場合は、仕事でのエピソードを盛り込んで自己PRにつなげたり、資格などでアピールするなど、内容にオリジナリティを加えることが大切です。 職務経歴書は、履歴書ほど決まったフォーマットがあるわけではありません。自由度が高い書類なので、自分の職歴に合わせてカスタマイズして作成しましょう。 添え状 添え状は、応募書類を郵送する場合に必要となります。 A4の用紙1枚で、すっきりとしたビジネス文書に仕上げましょう。 熱意などを長文でアピールするほど、時間をかけて作り込む必要はありません。履歴書と職務経歴書をしっかりと作成し、そのなかでしっかりアピールすれば十分です。 以上、転職の大まかな流れと必要書類についてご紹介しました。 転職を成功させるためには、ここでご紹介したような転職の大まかな流れと必要書類を把握し、しっかりと自己分析を行って、対策をすることが大切です。 「ココカラ転職」では、専任のキャリアアドバイザーが、応募する際のコツ、応募者の皆様の経歴を丁寧にヒアリングし、その可能性を最大限に広げるサポートを心掛けています。 お気軽にご相談ください。

添え状（添付手紙・カバーレター）の書き方

添え状（添付手紙・カバーレター）は、履歴書・職務経歴書とともに応募企業に送る書類です。 採用側が履歴書・職務経歴書を見る前に、添え状がきちんと作成されているかが重要です。 ここでは、添え状（添付手紙・カバーレター）の正しい書き方や注意点についてご紹介します。   添え状（添付手紙・カバーレター）とは 添え状（添付手紙・カバーレター）とは、簡単にいえば「履歴書・職務経歴書をお送りしますので、どうぞよろしくお願い致します」という意味合いで、履歴書・職務経歴書を応募企業に郵送する際に一緒に同封する書類です。 添え状（添付手紙）は挨拶文のような位置づけの書類なので、添え状なしで履歴書・職務経歴書を送り付けるのは、相手に対して大変失礼な行為になってしまいます。 ですから履歴書・職務経歴書を企業に送る時には、必ず添え状をつけるようにしましょう。   添え状（添付手紙・カバーレター）の内容 添え状（添付手紙・カバーレター）は儀礼的な要素が強い書類なので、とくに凝る必要はありません。ビジネス文書として礼儀正しい書き方であれば十分です。 ただ、応募先企業によって内容を変えるなどの工夫があると、量産的な雰囲気が改善されて印象がよくなります。 採用側が求めている人材像やニーズを予測して、それに当てはまる資格や経験などをカバーレターで少しだけアピールすると、担当者の関心の持ち方も変わってきます。 ただ、ここで自己アピールし過ぎてもそこまで目を通してもらえない可能性もあるので、ほどほどにとどめておくのが良いでしょう。   基本の添え状（添付手紙・カバーレター） 標準的な添え状（添付手紙・カバーレター）のサンプルは以下の4つの項目で作成します。この4項目は業界や業種を問わず、最低限押さえておくべき項目です。 挨拶 応募するに至った経緯 簡単な自己紹介 採用を検討してほしい旨のお願い 採用担当者が添え状だけで採用を決めることはありませんが、あまりに非常識な内容で誤字脱字の多い添え状悪い印象を与えてしまいます。 ビジネスマナーにのっとった書き方に注意し、履歴書や職務経歴書を読む意欲を高めるような添え状を作成するようにしましょう。 【添え状の例】 日付は、履歴書・職務経歴書と同じ日付にします。応募のきっかけや紹介者の名前は必ず記載するようにします。 採用側は、「その応募者がどのようなルートで応募してきたのか」について強い関心を持っているからです。また紹介者がいる場合には、その旨も記載します。紹介者が有力な取引先であったり、その企業にとって影響力を持っている場合にはなおさらです。右肩の連絡先は住所だけでOK。メールアドレスや電話、FAXなどは履歴書・職務経歴書に記載します。敬称は応募先企業によって、変わります。 会計事務所・法律事務所など…貴事務所 協会…貴協会 学院…貴学院 病院…貴病院 学校、大学…貴校 財団法人…貴財団 NGな添え状 まれに添え状で「失業して大変困っている」「親を介護しなければならない、どんな仕事でもやる」など窮状を切々と訴える人がいますが、これは逆効果です。 どんなに困窮していても企業側には「いかに自分が有能か」をアピールする必要があります。 常識外れの添え状は、採用のチャンスをつぶしてしまいますので注意しましょう。 宛名の書き方 封筒の宛名の書き方も気を抜かず、ビジネスマナーをしっかり守ることが大切です。 封筒はうすい茶か白のビジネス仕様の封筒を使います。 封筒の大きさは書類の大きさにあったものを選びましょう。 書類の枚数が少ないときには、三つ折りして封筒にいれても良いですが、枚数が多くなるようであれば、折らずに入る封筒を用意したほうが良いでしょう。 【1】住所 住所は端から1～1.5cm程度あけて、できれば1行で書くようにします。 2行目は1行目より1字分下げて書き出すようにします。住所は漢数字が原則です。 ビル名、階数まで正確に書きましょう。 【2】社名・部署名 株式会社を（株）などと略さず、必ず「株式会社」と書くようにします。 株式会社が社名の前につくのか後ろにつくのかも必ず確認します。 書き出しは、中央よりやや右で、住所より1字分下げるようにします。 【3】脇付 「履歴書在中」「応募書類在中」など文書の内容を書きます。 赤字で書くようにしましょう。 【4】差出人の住所・氏名 封筒裏面の左中央寄りに住所、その左に1～2字下げて自分の氏名を記載します。 【5】順番 書類は、添え状、履歴書、職務経歴書の順に入れます。 作文や作品のコピーなどを同封する際には、職務経歴書の次に入れましょう。 以上添え状の書き方についてご紹介しました。 ココカラ転職では、履歴書や職務経歴書の書き方についても、丁寧なアドバイスを行っております。「自分のアピールポイントが分からない」「志望動機の書き方が難しい」などのご質問にも丁寧にお応えします。