転職書類｜転職活動で必要な3つの書類

投稿日：2024.03.11　最終更新日：2024.06.20

転職活動では、実際に希望の求人に応募する前に、提出書類の準備をしておくことが大前提です。
履歴書や職務経歴書といった書類を事前に提出する必要がありますし、面接では、提出した書類に記入している項目を中心に質問されるケースがほとんど。
面接の際に自信を持ってしっかり質問に答えられるようにするためにも、転職で必要となる書類を事前にしっかりと作り上げておくことが大切です。

ここでは、転職活動で必要になる書類は何か、そしてそれぞれの書類のポイントやサンプルについてご紹介します。

転職活動における必要書類

採用担当者は、会社の財産となる「人財」を大勢の応募者の中から探しています。
したがって、応募する側としても、他の応募者とは違うきらりと光る点をアピールしなければなりません。
書類を作成するときにも採用担当者の側に立ち、「どのように書けば、『よい人財』と思ってもらえるか」「他の応募者ではなく、自分を選んでもらえるか」といった点を意識して、書類を作成しましょう。
ここでは、転職の際に必要となる主な3つの書類についてご紹介します。

履歴書

履歴書は、本人の氏名・生年月日・住所・学歴など、本人確認をするうえで重要になる書類です。
履歴書は、正規雇用・非正規雇用に関係なく、採用選考の判断材料として広く使用されます。履歴書の仕様はJIS規格で定められており、メーカーが販売しているものや、ネットでダウンロードできるものもあります。
またwebから応募する際は、webで履歴書を作成し、提出することもできます。

職務経歴書

職務経歴書は、これまでの職歴を整理して記述する書類です。
職務経歴書に決まったフォーマットはなく、これまでどんな経験を積んでどんな実績を上げてきたか、どのようなスキル・知識・ノウハウを持っているかを、企業側へアピールする材料として準備します。
決まったフォーマットはありませんが、自分をより効果的にアピールするために記入すべき項目があり、コツをつかんでオリジナリティのある職務経歴書を作成することがポイントです。

添え状

念のため準備しておくといいのが添え状です。企業によってはネット上で書類を提出できる場合もありますが、なかには書類を郵送希望する企業もあります。
履歴書や職務経歴書を郵送する場合は、提出書類の表紙として挨拶代わりに添え状を添付しましょう。
添え状があることで、ビジネスマナーが身についているというアピールにもつながります。

履歴書の書き方

履歴書の記入項目はおおむね決まっており、主に以下の通りです。

・氏名・生年月日・住所などの基本情報
・学歴
・職歴
・免許や資格など
・趣味や特技など
・志望動機や自己PR
・本人希望記入欄

どの項目においても気をつけたいのが「正式名称」「正しい漢字」「丁寧な字で書く」という3つのポイントです。普段から書き慣れているので、粗雑になりがちですが、採用担当者は、このような項目にも人柄が出ると見抜いています。丁寧に記入しましょう。

また、履歴書によっては趣味・特技欄が志望動機欄や自己PR欄になっていることもあります。転職の場合、趣味・特技よりも志望動機や自己PRに注力して記入する傾向にありますが、職務経歴書と矛盾しないように、また同じ文章にならないよう工夫するとよいでしょう。

履歴書を作成する際の注意点

履歴書では職歴を記入する欄がありますが、スペースには限りがありますので、簡潔に記載しましょう。

・日付
郵送であればポスト投函日、持参する場合は来社日を記入します。
元号については、履歴書内で「和暦もしくは西暦」で統一しましょう。

・氏名
他の項目よりも大きめの字ではっきりとわかりやすく記入すること。入社後の各種手続きでも重要になるため、戸籍上の漢字を使って記入しましょう。

・現住所
正式な表記で記入のうえ、マンション・アパート名まで記入します。

・生年月日
書式に合わせてわかりやすく丁寧に記入、満年齢も忘れずに記入します。

・性別
○をつける形式が多いですが、記入する場合は記入漏れが多い箇所なので注意しましょう。

・電話番号
連絡がつきやすい携帯番号を記入するのはもちろんのこと、自宅の連絡先も記入する必要があれば記入します。

・メールアドレス
状況によってはパソコンでチェックするほうがよい内容もあるので、記入するのは携帯アドレスよりもパソコンメールのほうがおすすめです。

・学歴
学校名は略さずに記入します。
公立校なら、都道府県・市区町村名から書きましょう。
小・中・高等学校は卒業年だけ記入します。大学は学部・学科・専門科目を明記しましょう。

【記入例】
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平成○○年3月 A市立aa中学校卒業
平成××年4月 B県立bb高等学校入学
平成○○年3月 B県立bb高等学校卒業
平成××年4月 C大学cc学部dd学科入学
平成○×年3月 C大学cc学部dd学科卒業
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・職歴
職歴は、配属部署だけでなく担当業務も明記しましょう。
その部署でどんな業務を担当していたのかを具体的に記入します。
勤務先の会社の業務内容や規模も記載します。資本金や従業員数などの情報も書き得添えるとよいでしょう。

退職理由は、リストラや解雇の場合は「会社都合により退職」、自己都合による退職の場合は「一身上の都合により退職」と記入します。

【記入例】
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平成○○年4月株式会社△△入社
OA機器専門商社資本金5億円従業員数 ○○×名
××営業所営業部へ配属
営業担当としてルート営業及びアフターフォローを担当
平成××年10月一身上の都合により退職
以上
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・資格・免許
記入欄には限りがあるため、応募する業務に有益となるような資格・免許を優先して記入します。自動車免許があれば必ず記入しましょう。

【記入例】
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平成○×年5月普通自動車第一種免許取得
平成××年10月日商簿記検定2級
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・得意な学科
好きな学科を記入する場合は、具体的にイメージしやすいように記入します。
セミナーに参加していたりスクールに通っている場合は、その点もアピールしましょう。

・スポーツ
スポーツはできるだけ現在行っているスポーツを書くのがよいです。
体力があることをアピールできます。

・趣味
ただ趣味の名詞を並べるのではなく、どのように楽しんでいるか、興味の対象や量についても書きましょう。

・志望動機
自分が貢献できることを簡潔に伝えます。
希望給与額や希望勤務先に特に希望がなければ、「特になし」「貴社の規定に準ずる」としておくのが無難でしょう。

注意したいのは、前職に対するネガティブな発言は控えること。全体的にポジティブな内容でまとめ、企業への共感する気持ちや魅力について記入するといいですね。履歴書によっては自己PR欄がある場合もありますが、志望動機とかぶらない内容で記入しましょう。
【記入例】
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前職では商社の営業担当として、得意先からのニーズに答えるために、いただいたご意見・ご質問から、隠れたご要望・お悩みをくみ取ることを心掛けて営業活動をしていました。やりがいを感じるとともに、新しいフィールドへチャレンジしたいと思う気持ちも抱えていました。
先日企業ホームページを拝見し、貴社の企業理念のひとつに「悩むならチャレンジしよう」という言葉を見つけました。このフレーズは、まさに今の私の転職への考え方に対して背中を押してくれるものとなっています。
これまで培ったスキルや実績を活かし、風通しのよい貴社で是非精進していきたいと考えております。
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・通勤時間
待ち時間や乗り換えの時間を含まない、最短の時間を記入します。

職務経歴書の書き方

職務経歴書とは、これまでどのような経験を積み、どのような実績を上げてきたか、スキルや実績などを採用担当者に理解してもらうための強力なツールです。
レイアウトなどを十分検討して、時間をかけて取り組みましょう。

職務経歴書はレイアウトや構成の自由度の高い

職務経歴書は、レイアウトや構成の自由度が高い書類です。
そもそも職歴は、応募者によって十人十色。自分を最も効果的にアピールするために、見やすい書式なのはもちろん、アピールしやすいポイントにスポットを当てて書くことが重要です。

前述した履歴書では、職歴についてあくまで在籍期間や社名など簡易的な内容しか記入していませんが、職務経歴書では、具体的な仕事内容や実績まで、採用担当者がわかるように細かく記入する必要があります。

というのも、例えば「営業職」ひとつとっても、企業の規模や業種・所属人数やポジションによって、実際に経験してきた内容はまったく異なるのです。これまでの実績をアピールするためにも、経験した仕事はくまなく記入し、営業実績など数字で表せるものは必ず記載するようにしましょう。

自己PRはアピールポイントのひとつ

職務経歴書は自分をアピールするための書類ですが、自己PR欄もその項目のひとつ。注意したいのは、志望動機と内容がかぶらないことです。自己PRでは、今回の応募職種に対して自分の能力・スキルを使い、どのように貢献できるかをアピールすることに注力しましょう。
例えば技術的なスキル・人脈・コミュニケーション能力・マネジメント能力・リーダーとしての実績などは必ず記載し、アピールポイントにつなげます。
現在の仕事は、応募業種・職種とは異なるかもしれません。しかし、能力・スキルという切り口で伝えれば「こういう場面で活躍してくれるのでは」というリアルなイメージにつながるでしょう。

志望動機は説得力のある内容にまとめる

志望動機を書く際に注意すべきことは、「なぜ転職したいのか」「なぜこの企業なのか」「なぜこの職種なのか」を説得力ある内容にまとめることです。転職は、多少のリスクを抱えるものでもあります。「すぐに辞めてしまうのでは？」「安易に転職を繰り返す人物なのでは？」と思われないためにも、ポジティブな内容で本気で「この会社に入りたい！」という熱意を伝えましょう。

志望動機は、特に企業の良さ・魅力についてよく理解しておくことが重要です。面接担当者も知り得なかった魅力を伝えることで、入社したいという熱意が伝わり、内定にもぐっと近づきます。

時系列型職務経歴書は転職回数が少ない人向き

職務経歴書はさまざまな書き方がありますが、「時系列型」は、最もオーソドックスな形式といえるでしょう。
時系列型では、年月日が見出しになりますので、配属や異動が分かりやすいよう、左に突出させて記入します。
転職回数が少ない人は、時系列型がわかりやすいといえます。

職能型職務経歴書は豊富な経験を持つ人向き

「職能型」は別名「キャリア式」とも呼ばれる職務経歴書の書き方です。
実績年月や時系列に関係なく、業務内容ごとに記入します。複数の職種で経験がある場合には、さまざまな能力やスキルがあることをアピールできるので、おすすめの書き方です。一方で、ひとつの職種しか経験がないなど、これまでの実務経験が少ない場合には、この「職能型」の書き方はあまり適していません。

豊富な職歴やそれぞれの業務において、実績を積んできたエピソードをアピールするとともに、今回の応募職種でどんな経験が活かせるかを具体的に伝えましょう。

複合型職務経歴書は資料作成が必要な業務に応募する人向き

「複合型」とは、前述した「時系列型」・「職能型」をさらにアレンジし、独自のスタイルでアピールする方法です。
自分流のスタイルで、ビジュアル的な要素を組み込んだりして、応用することができます。
営業職など、顧客へプレゼンするような仕事に応募する場合に、営業力や書類作成能力などをアピールする効果が期待できます。

添え状の書き方

添え状とは、「こういう目的で、こういう書類を提出します」という挨拶にあたる手紙を添えて、書類の趣旨を伝えるためのものです。
添え状はビジネス文書ですし、添え状のない書類はぶっきらぼうな印象を与えてしまいます。採用者側としても、応募書類のなかで一番先に目を通すものなので、履歴書や職務経歴書と同様、注意して作成しましょう。