正社員になるための応募書類と面接

正社員から正社員へ転職する場合でも、派遣社員やアルバイト・パートから正社員に転職する場合でも、「応募先企業が正社員に望む資質を備えている」ことを、アピールできるかが大切です。
ここでは、転職を成功させるための応募書類と面接についてご紹介します。

転職活動で必要な3つの書類

転職活動でまず最初に突破しなくてはいけないのが、書類審査です。

転職活動では、履歴書、職務経歴書、添え状という3つの書類が必要となります。
そして人事担当者は、これらの応募書類を時には数百もチェックしなければなりません。
忙しい業務のなかで応募書類に目を通す時間は長くて10分、短いと3～5分程度と言われています。

書類審査を突破し面接まで進むためには、人事担当者に、第一印象で「この応募者と面接してみよう」と思わせるような、インパクトのある書類を作成することが大切です。

添え状

添え状とは、「応募書類を送りますのでよろしくお願いします」という気持ちを伝える挨拶状です。長々と記載するものではありませんので、A4サイズ1枚以内にまとめるようにしましょう。

とくに強調したい自分の長所がある場合には、添え状でもアピールすると良いでしょう。

ただし、書き過ぎも禁物です。
添え状に関しては、オリジナリティやテクニックを追及する必要はありません。
「添え状は、コンパクトにまとめるのが最善だ」ということを忘れないでください。

履歴書

履歴書とは、氏名・住所・年齢・職務経歴・資格などを記載した書類のことです。
採用された場合は、その会社を退職するまで保管されます。

履歴書はきちんと作成されていて当然の書類です。
1カ所でも記載ミスがあれば、それだけで印象が悪くなってしまうので、十分な注意が必要です。

なお、作成した後に誤字に気づいた場合でも、修正液で修正したり二重取り消し線と訂正印で訂正したりするのは、転職活動では一切認められません。1カ所でもミスがあれば、最初から全部書き直すのが鉄則です。

手書きの履歴書と指定がなければ、パソコンで作成しても構いません。
履歴書をダウンロードして作成する場合は、新卒者用と転職者用で使用する履歴書のフォームが異なりますので、注意して選びましょう。

職務経歴書

職務経歴書とは、職務経歴だけをピックアップして詳細に記述した書類です。
職務経歴書では、これまでの実績、身につけたスキルなどを効果的に伝え、自分の能力をアピールする必要があります。
ただし、いくらアピールしたいからといって、細かい文字でびっしりと書くと読みづらくなるので、バランスよく、見やすいレイアウトを心掛けましょう。

正社員に採用されるために書きたいこと

転職活動においては、まずは応募書類の印象が採用の決め手となります。
「応募書類を出せば、次は面接に呼ばれる」という甘い考えは禁物。履歴書の職歴をそのまま転記したようなスカスカの職務経歴書を作成する人もいますが、明らかに空白が目立ち過ぎて、他の応募書類と比較すると見劣りしてしまいます。

職務経歴書では、実績や資格、スキルをアピールし、そのうえで、やる気や人柄などについても、エピソードを交えながら効果的にアピールすることが大切です。

職務経歴書を作成する時は、応募する企業が求める人材のイメージ・応募先職種の具体的なイメージを持ち、なるべくそれにうまく重なるように自分の経験の「アピールポイント」をプレゼンすることを意識しましょう。

職務経歴書には、決まったフォーマットはありません。
職務経験が長い人は、経験や能力を強調する項目別スタイルで書き、職務経験がそれほどない人は、時系列に自分の仕事内容を記載して、そこで得られた経験を箇条書きにするなどの工夫をしましょう。

実績・スキル・資格をアピール

応募書類では、まず応募職種にマッチしたスキルや実績が十分にあることをアピールする必要があります。
どんなに立派なスキルや実績があっても、応募先職種に必要がなければ、転職を成功させるのは難しいです。
履歴書や職務経歴書では、応募した職種を十分にこなせるスキルと実績があることを、しっかり理解してもらうことが大切。そして、そのための工夫をこらした職務経歴書を作成することが、書類審査を通過するためのひとつのポイントとなります。

スキルや実績を効果的に表現するためには、「どのように達成したか」「なぜ達成できたのか」「どのような努力をしたか」をエピソードを交えながら表現すると効果的です。

～資格やスキルのアピール例～

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○○を遂行するために、英語力を磨いています。資格・勉強中のものを含め、以下のとおりです。
通訳業務などを通して、貴社の海外展開プロジェクトに貢献したいと考えています。

・英語 TOEIC 870点
・ドイツ語技能検定 3級取得
・韓国語 通信教育で勉強中
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取得した資格がなくても、自分が身に付けたスキルを探してみましょう。

たとえば「同僚・部下と一致団結してプロジェクトを遂行し、前年比売上200％アップを達成」と記載すれば、管理能力やコミュニケーション能力をアピールできます。
「休日でも顧客の求めがあればヒアリングを行い、顧客のニーズを吸い上げる努力をし、ローコストで迅速な調査を実現した」と記載すれば、誠実な仕事ぶりや努力家なことがアピールできるでしょう。

やる気や人柄をアピール

もし応募先職種についてのスキルや実績が十分でなくても、諦めることはありません。やる気や人柄を上手にアピールできれば、巻き返すチャンスは十分あります。

正社員を採用すれば、長く一緒に仕事をしていく仲間になるわけですから、能力があっても協調性のない応募者は敬遠されがちです。
ですからスキルや実績にあまり自信がない人は、やる気や人柄をアピールしましょう。

やる気が感じられない応募書類は、どんなに立派な実績があっても採用されにくくなります。書類審査を突破するためには、「この人は自ら率先して仕事をこなすだろう」や「会社にすぐ貢献してくれそうだ」と思える書類の作成が必要です。

「やる気」の他にも、周囲と協調することが出来る「コミュニケーション能力」も重視されます。コミュニケーション能力がないと、職場で十分に仕事をこなすことができない場合が多いからです。
入社後、上司や同僚、部下と問題なく仕事を進めていける人柄かどうかは、実績やスキルと同じくらい重視されているということを、忘れないようにしましょう。

～やる気や人柄のアピール例～

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前職の食品会社では、商品開発を行っていました。
数多くの人気商品の開発に関わることができ、その過程で上司からアドバイスを頂きながら、同僚と協力し合うことに喜びを感じておりました。
大変素晴らしい経験をさせていただきましたが、栄養機能食品の研究・開発をさらに進めたいと思い、このたび貴社に応募させていただきました。
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応募書類の送付マナー

応募書類を作成したら、必ず送付前に何度も見直しましょう。
作成してすぐに確認することも大切ですが、時間をおいて再度確認すると、それまで気付かなかったミスに気付くことがあります。

音読をしたり、他人にチェックしてもらうのもおすすめです。
文字が詰まっていて見えにくくないか、余白が多くバランスが悪くなっていないか、マイナスの印象を与えるような表現はないか、もっと簡潔に表現できる個所はないか、など、第三者の意見も取り入れると、よりよい応募書類を作成することができます。

なお、面接は応募書類をもとに質問されることが多いので、必ず書類はコピーして、面接の前にもう一度目を通しておきましょう。

郵送で送る時の注意点

応募書類を郵送で送る場合は、締め切りギリギリにならないように注意が必要です。
郵便事情なども考慮して、少なくとも締め切りの2～3日前には先方に届くよう、余裕を持って投函しましょう。
書類が届くのがギリギリだっただけで、やる気を疑われるのは大変もったいないことです。出来るだけ早く書類を作成し、早めの投函を心掛けましょう。

面接のマナー

転職者は、社会人経験があるので、最低限のビジネスマナーは身に付けていて当然と思われています。言葉づかいや、立ち居振る舞いに問題があれば、減点方式で評価されるのです。
ビジネスマナーに自信がある人も、自分では気付いていない癖がある場合も。そのため油断は禁物です。
転職者は、面接担当者の期待値が高い分だけ評価が厳しくなる傾向があるので、十分注意しましょう。

服装・髪型

服装はスーツが基本。
茶髪は避けて、清潔感のある髪型・服装を心掛けましょう。
女性は髪の毛を束ねたほうがよいでしょう。

小さなバッグはひざの上に置くのが常識です。
ひざの上に置けないような大きなカバンの場合は、背もたれと背の間か、足元に置きます。

なお、面接に余分な持ち物は、ＮＧ。
デパートの袋などを持っていると「買い物のついでに面接に来た」と思われ、一気に印象が悪くなります。

部屋の入退室マナー

面接スペースに呼ばれたら返事をして、ドアがある場合は、軽く2回ノックして「失礼します」と声をかけて入室します。
ドアを閉める時は、ドアに向き直ってから、丁寧に静かに締めること。

先に部屋で待っている場合は、面接担当者が入室してきた時に立ち上がりましょう。座ったまま挨拶するのはマナー違反です。

退室する時にも、急がず落ち着いて。
立ち上がったら、椅子の横に立ち「本日はありがとうございました。よろしくお願いします」と深く一礼。
一礼をしたら、体を完全に起こしてから、退出口に向かいます。
退出口では再度室内に向き直り、「失礼します」と会釈してから退出しましょう。
退出したら、ドアに向き直り、静かにドアを閉めます。

無意識な動作に注意

自分でも気付かない癖というものは、誰にでもあるもの。
オーバー過ぎるアクションや、腕時計をチラチラ見てしまうなどの癖がないか十分注意しましょう。
髪の毛をかきあげたり、緊張をほぐすために手をもんだり、服の端やボタンを無意識に触るのも禁物。
せっかく面接まで進んだのに、落ち着きのない動作や癖のせいで、台無しにしてしまわないよう、注意してください。

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以上、正社員になるための応募書類と面接についてご紹介しました。
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