履歴書の基礎知識・書き方のルール

投稿日：2024.02.27　最終更新日：2024.02.27

転職活動において、履歴書は応募者の分身です。
丁寧に記入すること、誠意とやる気を伝えることが大切なのはもちろんですが、内容を充実させようとするあまり情報過多で見にくかったり、逆に空白や誤字脱字が目立ったりすると、パッと見の第一印象だけで落とされてしまう場合もあります。
ここでは、履歴書についての基礎知識、書き方のルールなどについてご紹介します。

履歴書の基礎知識、ルール

履歴書にはいくつかのルールがあります。履歴書の記載事項は、通常連絡先や卒業した学校、過去の勤務先、取得した資格などの「データ的要素」が中心です。ここでは、おさえておくべき履歴書の基礎知識についてご紹介します。

履歴書の基礎知識

以前は履歴書といえば手書きが原則でしたが、現在は、PCで履歴書を作成し、提出するように求める企業も増えてきました。 PCで作成する場合も、正確にかつ丁寧に作成することはもちろんですが、採用側にネガティブな印象を与えることがないよう、読みやすいフォントで事実を正確に記入することが大切です。

修正液は厳禁

手書きで間違えた場合は、最初から作成し直しましょう。修正液の使用は厳禁です。 PCの場合も、ミスがあった場合にはきちんと修正してプリントアウトし直しましょう。

誤字・脱字に注意

誤字・脱字・当て字にも十分注意しましょう。 PCで作成する場合も、文字の誤変換や打ち間違いに十分注意して下さい。

貼付写真の注意点

写真は履歴書の中でもっとも重要です。
実は、写真は履歴書のなかで採用担当者がいちばん先に注目するポイントなのです。「写真で履歴書の第一印象が決まる」といっても過言ではありません。
とくに営業、販売職、接客業などは、顧客に与える印象を考慮するので、写真による第一印象はより重視されると考えてよいでしょう。それだけ採用側にとって写真の印象は大きいと考え、最大限の気遣いをしてください。
なお写真の裏には、はがれてしまった時に備えて、名前と連絡先を書いておきます。

スナップ写真NG

スナップ写真はNGです。スピード写真はOKですが、若干費用はかかっても写真館で撮影してもらうと、表情、姿勢などについて客観的なアドバイスをしてもらえますので、おすすめです。

表情、ヘアスタイル、服装

貼付する写真は「無背景・無帽・正面・ビジネス仕様の服装」が基本です。ヘアスタイルは寝癖などを整え、前髪が目にかからないように注意しましょう。過度な茶髪も避けて、表情は柔らかめにして。
男性はスーツにネクタイ、女性もきっちりしたデザインの服装を選びましょう。濃い色の服装の方が、写真全体が引き締まって見えるのでおすすめです。

写真の使い回しはNG

写真は3か月以内に撮った写真を使います。また、履歴書は、書類選考で落ちると返却されることもありますが、写真の使い回しは避けたほうがベターです。履歴書を作成するごとに写真も新しくしましょう。

氏名、住所、電話番号の書き方

氏名、住所、電話等は採用担当者が最初に目を通すところです。気を抜かずに正確に丁寧に書きましょう。

氏名

戸籍に記載されている正確な字を書きましょう。既婚者で仕事上は旧姓を使っている人も、履歴書には本名を記入します。
ふりがなは「ふりがな」と書かれていればひらがなで、「フリガナ」と書かれていればカタカナで書きます。

住所

原則として都道府県は略さずに「○○県○○市～」と書きます。番地は「○丁目○番地○号」と記入します。「○○町1-2-3」のような略した書き方は避けましょう。
また、建物名も住民票通りに記入し、部屋番号まで正確に書きましょう。なお住所のふりがなは忘れがちですが、必ず記入しましょう。
住所に書いた場所以外に連絡を希望する際には、連絡先に記入します。実家を連絡先と書く場合は、家族に企業から電話がかかってくるかもしれないので、家族には予めその旨を伝え、きちんと対応してもらうようにしておきましょう。
なお、転職前の職場（現職）を連絡先にするにはマナー違反です。

電話番号

自宅の電話と携帯電話の両方を書きます。自宅に固定電話がない場合には「なし」と記入します。

メールアドレス

採用担当者からの連絡がメールで来るケースが増えていますので、間違いがないように記入しましょう。
メールアドレスが「[email protected]」や「[email protected]」などのように、年齢にふさわしくない上にプライベート感のあるものであれば、ビジネス用としてふさわしいものを新規で取得しておきましょう。

生年月日

元号で記入するのが一般的です。ここで元号を使用したら、学歴、職歴の年数も元号で統一します。

学歴の書き方

学歴は中学卒業年次から書くのが基本ではありますが、絶対書かなくてはならないものではありません。なかには、最終学歴だけ書く様式になっている履歴書もあります。
大学卒業であれば「○○大学法学部法律学科民事訴訟法専攻」と詳細まで記入します。なお、応募書類では、企業名や学校名を正しく記入しましょう。
その際には、「県立山本高校」「福井県立山本高校」と都道府県から記入するのがおすすめです。

地元の小学校・中学校・高等学校を卒業したことが「売り」になる場合も

地元の企業に就職する際には、地元の小学校・中学校・高等学校を卒業したことが「売り」につながる場合もありますので、記入したほうがよいでしょう。

中途退学した場合の書き方

中途退学した場合には、退学の旨と退学の理由を書いておきます。正直に中退と書かないと学歴詐称になってしまいます。学歴詐称が判明すれば、せっかく入社できたのに懲戒処分の対象となってしまいますし、最悪の場合、会社を解雇されることもあります。
「家庭の事情により中途退学」「健康上の理由により中途退学」「進路志望変更のための中途退学」など簡単でいいので、きちんと理由を記入しましょう。

予備校や語学学校は学歴ではない

予備校や語学学校、資格取得のための学校は学歴ではないので、学歴の欄には記載しません。
アピールになる場合は、資格の欄に書くようにします。

留学したときの書き方

留学した経験がある場合は、留学先の国名、学校名、何を学んだかも記入します。
留学は普通は1年以上の留学がある場合に学歴として記入しますが、応募企業へのアピールポイントになりそうであれば、1年未満の留学経験も書いておくとよいでしょう。

学歴でアピールするか職歴でアピールするか

社会人経験の長い人は職歴欄でアピールする内容が多いはずなので、最終学歴だけ記入し職歴欄に記入する量を増やし、逆に社会人経験が短い人は空白をできるだけ少なくするためにも、基本どおりに中学校卒業年次から記入するなど工夫するとよいでしょう。

職歴の書き方

中途採用を行う企業は、どこも即戦力となる人材を求めていますので、職歴は採用人事が最も知りたい情報のひとつです。また、転職者の売りは「これまでの実績」なので、応募者にとっても職歴欄は最大のアピールポイントといえます。

なお、転職を何回も繰り返した場合は「すべての勤務先を書くと転職回数の多さが分かってしまい、不利になるのでは」と考える人がいます。しかし履歴書には、正社員として在籍していた勤務先については全て記入する必要があります。「この会社にはあまり長くいなかったから」と勝手に省略してしまうと「詐称」となってしまいますので、注意して下さい。

【職歴欄の書き方例】

免許・趣味・特技・資格の書き方

免許や資格は応募者の能力や実力の裏付けになります。しかし、応募先の応募職種にマッチしていなければアピール材料にならないので、履歴書に書く意味はありません。
免許・趣味・特技・資格を記入する際は、まず応募先の応募職種のニーズを考えてから記入する必要があります。

応募先の会社の内容とあまりにかけ離れた免許や資格を記入する場合は、その資格が異職種でも活かされる理由もアピールとして入れておくとよいでしょう。

【免許・資格欄の書き方例】

資格、免許は取得の古い順に書くTOEICスコアがあまりに古い場合は、書くのはNGアピールになるもの、難易度の高いもの、取得年度の新しいものを記載する自動車免許など略さずに正式名称を書く知名度の低い民間資格は書かない

志望動機の書き方

志望動機には、応募先企業の応募職種で何がしたいのか、何かできるのかの2つの観点を必ず盛り込むようにします。
そして、今までの経験と実務を裏付けとして、「自分はこれまでこういう仕事をしてきて、このような実績を出した。今後はこの経験を生かしてこういう仕事をしていきたい」という流れで具体的に書きましょう。
「経営理念に惹かれた」「御社の安定性に惹かれた」「御社の仕事内容に興味をもって」……など、よく使いまわされるような表現はNGです。必ず応募者オリジナルの文章を作成し、企業に合わせて書き分けましょう。
また「未経験ですが、御社で学ばせていただきたい」などもＮＧです。「残業や転勤がないので」「女性が働きやすい環境」などは、自分の事情であってアピールになりませんので、注意して下さい。

【志望動機欄の書き方例】

「競争の激しい○○業界において、私は常に現場の最前線で営業スキル・経験を培ってきました。
私は貴社で、このスキルと経験と取得した○○の資格を最大限活かせると考えました。また貴社の成果主義を重視する姿勢に強く惹かれ応募いたしました。」

「これまでシステム開発の企画、機能検証、サンプル評価、解析などの業務に従事していました。
これらの経験を活かし、貴社の落ち着いた職場環境の中で、開発の初期段階から事業化までの一連の流れに従事し、持ち前の迅速さ、正確さを活かしながら貴社発展の一翼を担いたいと考え応募いたしました。」

「前職ではレディースフォーマルのアパレルメーカーで販売・接客を担当しておりました。接客の際にはお客様のご要望をよく聞くこと、お帰りになるお客様を丁寧にお見送りをすることをとくに心掛けていました。
懇意にしてくださるお客様も徐々に増え、入社3年目以降の個人売上は、販売員10名のなかで常にトップを保っていました。
今後は、貴社が長年蓄積してきた信頼感ある商品を取り扱う接客サービスに従事していきたいと考えています。」