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添え状(添付手紙・カバーレター)の書き方

更新日:2018年05月15日

添え状(添付手紙・カバーレター)の書き方

添え状(添付手紙・カバーレター)とは、履歴書・職務経歴書を応募企業に郵送する際に同封する書類です。
添え状(添付手紙・カバーレター)・履歴書・職務経歴書は応募書類の基本3点セットと呼ばれ、履歴書・職務経歴書と比べると比較的軽く扱われがちですが、ないがしろにしてはいけません。
添え状がきちんと作成されていないと、履歴書・職務経歴書の内容を充実させても、採用側に目を通してもらうことすらできない可能性もあるのです。
ここでは、添え状(添付手紙・カバーレター)の正しい書き方、注意点についてご紹介します。

添え状(添付手紙・カバーレター)とは

添え状(添付手紙・カバーレター)とは、簡単にいえば「履歴書・職務経歴書をお送りしますので、どうぞよろしくお願い致します」という意味合いで、履歴書・職務経歴書を応募企業に郵送する際に一緒に同封する書類です。

添え状(添付手紙)は挨拶文のような位置づけの書類なので、添え状なしで履歴書・職務経歴書を送り付けるのは、相手に対して大変失礼な行為になってしまいます。
ですから履歴書・職務経歴書を企業に送る時には、必ず添え状をつけるようにしましょう。

添え状(添付手紙・カバーレター)の内容

添え状(添付手紙・カバーレター)は儀礼的な要素が強い書類なので、とくに凝る必要はありません。ビジネス文書として礼儀正しい書き方であれば十分です。
ただ、応募先企業によって内容を変えるなどの工夫があると、量産的な雰囲気が改善されて印象がよくなります。
採用側が求めている人材像やニーズを予測して、それに当てはまる資格や経験などをカバーレターで少しだけアピールすると、担当者の関心の持ち方も変わってきます。

ただ、ここで自己アピールし過ぎてもそこまで目を通してもらえない可能性もあるので、ほどほどにとどめておくのが良いでしょう。

基本の添え状(添付手紙・カバーレター)

標準的な添え状(添付手紙・カバーレター)のサンプルは以下の4つの項目で作成します。この4項目は業界や業種を問わず、最低限押さえておくべき項目です。
必要以上に気負う必要はありませんので、事実を簡潔に記すようにしましょう。

①挨拶

②応募するに至った経緯
(紹介者がいたか、自主的な応募か、求人広告を見たのか)

③簡単な自己紹介

④採用を検討してほしい旨のお願い

採用担当者が添え状だけで採用を決めることはありませんが、あまりに非常識な内容で誤字脱字の多い添え状であれば、添え状を見ただけで不採用が決まってしまう可能性もあります。
ですから、ビジネスマナーにのっとった書き方に注意し、履歴書や職務経歴書を読む意欲を高めるような添え状を作成するようにしましょう。

【添え状の例】


                     平成○年○月○日
株式会社ABC商事
採用係 御中

                 東京都港区みずき台5-○-○
                         山田 太郎

拝啓 貴社益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
○月○日付××新聞の求人欄で、貴社の求人広告を拝見いたしました。
つきましては、履歴書と職務経歴書をご郵送いたします。
よろしくご審査のほど、お願い申し上げます。

私は平成○年に株式会社いろは商事に入社して以来12年以上にわたり、販売業務を
担当してまいりました。この度御社がレディースアイテムを開発されることを知り、
ぜひ私もその一員となりたいと思い、応募させていただきました次第です。

どうぞよろしくお願い申し上げます。

                                   敬具

                記
●添付書類
(1)履歴書 一部
(2)職務経歴書 一部
                                  以上

※日付は、履歴書・職務経歴書と同じ日付にします。

※応募のきっかけや紹介者の名前は必ず記載するようにします。
採用側は、「その応募者がどのようなルートで応募してきたのか」について強い関心を持っているからです。また紹介者がいる場合には、その旨も記載します。紹介者が有力な取引先であったり、その企業にとって影響力を持っている場合にはなおさらです。

※右肩の連絡先は住所だけでOK。メールアドレスや電話、FAXなどは履歴書・職務経歴書に記載します。

※敬称は応募先企業によって、変わります。
会計事務所・法律事務所など…貴事務所
協会…貴協会
学院…貴学院
病院…貴病院
学校、大学…貴校
財団法人…貴財団

NGな添え状

まれに添え状で「失業して大変困っている」「親を介護しなければならない、どんな仕事でもやる」など窮状を切々と訴える人がいますが、これは逆効果です。
どんなに困窮していても企業側には「いかに自分が有能か」をアピールする必要があります。
転職活動では「懇願」は逆効果です。
常識外れの添え状は、採用のチャンスをつぶしてしまいますので注意しましょう。

宛名の書き方

宛名の書き方

封筒の宛名の書き方も気を抜かず、ビジネスマナーをしっかり守ることが大切です。
封筒はうすい茶か白のビジネス仕様の封筒を使います。
封筒の大きさは書類の大きさにあったものを選びましょう。
書類の枚数が少ないときには、三つ折りして封筒にいれても良いですが、枚数が多くなるようであれば、折らずに入る封筒を用意したほうが良いでしょう。

【1】住所
住所は端から1~1.5cm程度あけて、できれば1行で書くようにします。
2行目は1行目より1字分下げて書き出すようにします。住所は漢数字が原則です。
ビル名、階数まで正確に書きましょう。

【2】社名・部署名
株式会社を(株)などと略さず、必ず「株式会社」と書くようにします。
株式会社が社名の前につくのか後ろにつくのかも必ず確認します。
書き出しは、中央よりやや右で、住所より1字分下げるようにします。

【3】脇付
「履歴書在中」「応募書類在中」など文書の内容を書きます。
赤字で書くようにしましょう。

【4】差出人の住所・氏名
封筒裏面の左中央寄りに住所、その左に1~2字下げて自分の氏名を記載します。

【5】順番
書類は、添え状、履歴書、職務経歴書の順に入れます。
作文や作品のコピーなどを同封する際には、職務経歴書の次に入れましょう。

宛名の書き方

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